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TopKontor Anwenderbericht SHK Eugen Heinz GmbH
Der Kunde steht im Zentrum
Wer das Betriebsgelände der Eugen Heinz GmbH im schwäbischen Dußlingen betritt, kann bereits sehen, dass es sich hier nicht um einen durchschnittlichen SHK-Betrieb handelt.”Das Haus einer Firma ist das Spiegelbild ihrer Arbeit” - mit dieser Feststellung begrüßt das Firmenschild den Besucher.
Dass diese Aussage kein leeres Versprechen ist, zeigt sich im Betrieb und im Gespräch mit den beiden Geschäftsführern Hans-Jürgen Gluns und Willi Heinz. Beide - Sohn und Schwiegersohn - führen den 1951 gegründeten Betrieb in zweiter Generation seit 1980. Willi Heinz ist dabei für den handwerklichen Bereich verantwortlich, Hans-Jürgen Gluns und seine Frau Brigitte Gluns organisieren den kaufmännischen Bereich und die Buchhaltung. “Für uns steht der Kunde mit seinen Wünschen im Zentrum”, so w. H.-J. Gluns. Danach richtet sich der Betrieb und die Arbeit jedes Betriebsangehörigen aus. Die Basis hierfür legen 25 motivierte und gut ausgebildete Mitarbeiter, eine durchdachte Werkstattorganisation, ein transparentes Lager und nicht zuletzt eine leistungsfähige EDV im Büro. Die Schwerpunkte des Betriebs liegen im Sanitärbereich bei neuen Bädern und Badumbauten, sowie bei der modernen Heiztechnik mit Brennwert- und Solaranlagen.Auf dem Betriebsgelände entsteht bis Jahresende ein Musterhaus, das diese modernen Technologien im praktischen Einsatz zeigt.
Den Schritt, Angebote und Rechnungen über den Computer zu erstellen, hat der Betrieb bereits 1975 getan. Zu einer Zeit, in der dies noch völlig ungewöhnlich war und taugliche Programme für das SHK-Handwerk erst entwickelt werden mussten. Zusammen mit Kollegen hat H.-J. Gluns einem kleinen Softwarehaus damals das nötige Wissen vermittelt, um ein Handwerksprogramm für den Sanitärbetrieb entwickeln zu können. 1985 ersetzte ein modernes Programm diese erste Lösung. Da sich der Service des damaligen Lieferanten immer mehr verschlechterte, fiel Mitte 2003 die Entscheidung für das dritte Handwerksprogramm im Betrieb. “Wir hatten die Nase einfach voll”, so H.-J. Gluns, “wenn ein Problem auftritt, erwarte ich schnelle und kompetente Unterstützung. So wie wir unsere Kunden unterstützen, so wollen wir auch von unseren Lieferanten unterstützt werden”. Zudem stand der Wechsel von DOS zu Windows an und moderne Programme versprachen zumindest noch mehr Leistungen.
Zusammen mit einem EDV-Fachmann prüfte das Unternehmen fünf Programme. Alle waren nach Aussagen der Hersteller speziell für den SHK-Betrieb ausgelegt und geeignet. Die Entscheidung fiel nach sorgfältiger Prüfung und mehreren Testinstallationen für TopKontor von der Firma blue:solution Software GmbH aus dem westfälischen Rheine. Dieses Programm überzeugte gleich mehrfach: Kompetente und schnelle Betreuung vor Ort durch den Vertriebspartner des Herstellers, ein übersichtlicher, einfacher Aufbau und eine ganze Reihe besonders nützlicher und zeitsparender Funktionen. “Für mich mussten drei Dinge gegeben sein: Kompetenter Service, eine handwerksgerechte Arbeit mit dem Programm ohne spezielle PC-Kenntnisse und die unverzichtbaren Funktionen für die tägliche Büroarbeit”, so H-J- Gluns. Alle Bedingungen konnte Bodo Franz von blue:solution Süd aus dem 20 km entfernten Hirrlingen erfüllen. Dass alles zu einem guten Preis-/Leistungsverhältnis angeboten wurde, hat die Entscheidung zusätzlich erleichtert.
De erste Feuerprobe von Programm und Verkäufer bestand in der Installation auf neuer Hardware und in der Übernahme der bisherigen Daten. Beides klappte ausgezeichnet. An einem Freitag wurde das neue Programm installiert und am darauf folgenden Montag fakturierte das Büro bei der Eugen Heinz GmbH ohne Unterbrechung und Schwierigkeiten weiter. Für den Einstieg reichte eine halbtägige Schulung aus, an der vier Personen aus dem Betrieb teilnahmen.
Bei der täglichen Arbeit begeistern zahlreiche Funktionen das Team im Büro. So ist es möglich, während der Positionserfassung in einer Rechnung oder in einem Angebot direkt auf die Details von Artikeln oder Kunden zuzugreifen. Jede Rechnung kann als Grundlage für nachfolgende ähnliche Rechnungen und Angebote abgespeichert werden. Dies spart viel Zeit, da nur Änderungen eingetragen werden müssen. Viel wichtiger ist jedoch, dass damit gleiche Preise garantiert sind. Es kann nicht geschehen, dass ein Kunde für die gleiche Leistung unterschiedliche Rechnungen erhält. Die Kalkulation liefert schnell Angaben über die Deckungsbeitrage und erleichtert damit Preisverhandlungen. H.-J. Gluns: “Ich sehe jederzeit, ob ich einem Kunden noch entgegenkommen kann oder ob ich bei einem Auftrag Geld verliere”. An Hand des täglichen aktuellen Stands für jedes Projekt sieht die Geschäftsleitung zusätzlich, wie die bisher geleisteten Arbeiten und die verbrauchten Zeiten mit der Kalkulation zusammenpassen. Es kommt durchaus vor, dass die Arbeitsanweisungen dann für den nächsten Tag so geändert werden, dass z.B. ein Rückstand aufgeholt wird.
Über diese handwerksnahen Funktionen hinaus begeistert das Programm auch mit den Möglichkeiten, die es für den Schriftverkehrt bietet. Der Betrieb nutzt die im Programm enthaltene Textverarbeitung dazu, regelmäßig alle oder ausgewählte Kunden über einen persönlichen Serienbrief zu informieren. Anlässe sind Neuheiten wie neue Heizkessel, Fristen, neue Vorschriften und Werbe-Aktionen. Mit der ebenfalls enthaltenen OP-Verwaltung ist die Buchhaltung jederzeit über die Zahlungsmoral der Kunden im Bilde. Sie erstellt Mahnungen direkt aus dem Programm, während die Finanzbuchhaltung mit einem eigenen Programm erfolgt.
Welche Ratschläge gibt H.-J. Gluns Kollegen, die vor der Entscheidung für ein SHK-Programm stehen? “An erster Stelle steht für mich, das der EDV-Lieferant schnellen Service vor Ort garantieren kann. Danach folgt die einfache Arbeit mit dem Programm und dann die Prüfung, ob alle nötigen Leistungen enthalten sind”. Bei TopKontor kann Bodo Franz direkt aus Hirrlingen über die Telefonleitung in das EDV-System in Dußlingen eingreifen und sehen, was dort auf dem Bildschirm steht. In vielen Fällen klären sich Fragen so sehr schnell und günstig. “Derartige Rückfragen seien jedoch höchstens einmal pro Monat nötig”, so H.-J. Gluns.
Aktuell verwaltet der Betrieb 52.000 Artikel, 5.000 Leistungen und 3.500 aktive Kunden im Großraum Tübingen und Reutlingen mit dem Programm. Etwa 150 Angebote pro Monat und 400 Rechnungen pro Jahr werden an den fünf PCs im Windows2000-Netz erstellt. TopKontor und Bodo Franz von blue:solution Süd erfüllen alle Erwartungen. So sind in Dußlingen die nächsten Schritte bereits konkret geplant: Nutzung der Kundenhistorie, intensivere Vor- und Nachkalkulation und die Installation des Wartungs- und Servicemoduls. Dieses Zusatzprogramm verwaltet Service- und Wartungsverträge und deckt damit das Arbeitsgebiet der dritten Generation ab, die jetzt in den Betrieb einsteigt. Markus Gluns, frischgebackener Sanitär- und Heizungsbau-Meister wird sich diesem Bereich widmen.
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